突然舞い込むお仕事、あなたならどう乗り切る？

お仕事をしていると、突発的に発生する作業や会議って、ありますよね。

自分とは全く関係ないところから急に割り込んでくる案件もあれば、お客様とのやり取りの中で発生した出来事を正しく解決するために必要な会議もあるように、状況はさまざまです。

これは、お仕事をしているうえで避けては通れない課題でもありますよね。

毎日これぐらいの作業を進めよう、これぐらいできるのでこの日には提出できます…のように、お仕事には欠かせない段取りや予定、場合によってはお客様とのアポイントを取り付けます。

その段取りや予定が狂うことになってしまいます！

日々の中で舞い込む急を要するお仕事、皆さんどのように対処しているでしょうか？

今回は私がやっている対処について、こちらに書いていきます！

1　スケジュールを調整する

例えば、急を要する資料作りが発生した、としましょう。

まず私がやることは、その日のスケジュールの中で少し後ろ倒しても大丈夫なものを後日に回すことです。

別の時間に移すものは、例えば納期が先のもの、社内で周知するための資料、私以外の人が作業を進めても問題がないもの…などを選んで調整します。

ただ、複数人との共同作業の場合、他の作業の工程に正確に引き継がなければならないため、別のタイミングに移すことはほぼしません。

ポイントは一人で完結できる仕事を選んで後ろ倒すことです。

とはいっても。

この方法が取れるのはごく一部…（苦笑）

社内の周知事項もいつまでに、というのが決まっているので、期日までに余裕があれば、という条件がつきます。

そのため、次の対処法を取ることが多いです。

2　誰かにお仕事を頼む

先ほど、私以外が作業をして問題がないものを後日にまわす、と言いましたが、これは手分けしてできるタイミングがあれば先に他の人に着手してもらうことも有効です。

例えば、膨大な資料を読んで、まとめる必要がある、とします。

本来、一番状況を把握しておく必要があるのは、その仕事を任された私です。しかし、急に重要なお仕事が舞い込んできました。

納期のことを考えると「誰かに分担をお願いする」ことで納期にも間に合う！となるわけです。

部分的なデータ集計やシンプルだけど工数だけがかかるものはまとめてもらった情報で知っておく必要があるものは十分だったりしますよ！

もちろん、お願いする人が自分のお仕事で手一杯な場合はお願いできないのでバランスにも配慮しましょう！

ダメ元で聞いてみたら、1時間ぐらいなら手伝えますよ、と言ってくれる方は案外いるものです。

まずは聞いてみることをおすすめします！

3　上司に相談して、そもそもの条件を見直す

上に書いた1番と2番では対応できない！となる時もあります。

むしろ、その方が多いかもしれません…。

その時は直属の上司に「報・連・相」します！

「いつまでの期日の案件を持っていて、そこにこのお仕事が舞い込んできました。舞い込んできたお仕事にはきっとこれぐらいの時間がかかります。私はこちら（どっちであっても）の方が重要だと思いますが、こちらを優先していいですか？」

…と、聞くようにしています。

時々私の考えと上司の考えが異なる場合があり、その時は上司の指示に従って時間を使います。

回答を貰った後、上司がなぜそう言ったのか、理由も考えるようにしています！

この理由が分かることによって、次に似たような案件が来た時に自分で判断ができるようになるためです！こういう小さなスキルアップ、大事にしたいと思っています。

時間がある時には上司に答え合わせとしてこういう考えであってますか？と確認をするのもおすすめですよ。

対処方法を覚えて、突発的な仕事にも強くなろう！

突然のお仕事は、どのような職種でも発生します。

急なお仕事に振り回されるよりは、対処方法を覚えて対応していくとお仕事ができる！という認識になるのではないでしょうか。

私もまだ勉強中ですが、少しずつ対処できることを増やして、仕事もできる女子になっていきます！