コミュニケーションのコツ！メールを書く時に気を付けたい3つのポイント

顧客からの長文メールを受け取りました。

本文を読んでみたけれど、何が言いたいことなのか分からない！

私の読解力が悪いのかしら、と思いながら、失礼にならないようにお電話で確認してみたところ、質問内容は一言で終わることでした！

みなさん、こんな経験ありませんか？

私は最近、似たような経験をしました。

「同じ日本語を使っているはずなのになぁ」と思ってしまうのは、私だけではないのではないでしょう。（きっとそうだと信じています…！）

悩んでいた時にメールを書くのがうまい先輩に相談してみました。

そこで教えてもらった内容をベースに、最近私がメールを書く時に実際に気を付けていることを3つ、書いていきたいと思います！

1　丁寧すぎる言い方をやめる

敬語って、丁寧にしようとすると、どこまでも丁寧にできますよね。

相手は目上だから謙譲語を使って、複数の関係者がいるのでそれぞれに気をまわして、と考えていきます。

すると、丁寧にはなりますが、直接的な表現を避けているため、結局何が言いたいのか分からないメールになってしまいます。

先輩に相談した時に、丁寧すぎる表現をやめてみたらいいのではないか？と言われて目から鱗が落ちました！

確かに、慇懃無礼という言葉があるように、丁寧すぎる言葉は相手を不快にさせていたり、直接的な表現ではないため、湾曲して伝わってしまうことがあります！

そのため、最近は失礼にならないように気を付けながら、言葉にすべき箇所はしっかりと言葉で表現するように意識しています！

言い換えて整理した結果、お互いに理解できた！という経験ができると、信頼関係も築きやすくなるのではないでしょうか。

ただ、おそらく会社の社風などで許容される程度が違うと思いますので、実際に試してみる時は先輩などに確認してから使ってくださいね！

2　あえて箇条書き形式にする

説明をするときに、長文で説明してしまう方もいますよね。

私個人の受け取り方かもしれませんが、長文で書かれているメールは、何が言いたいのか分からなくなってしまうことが多いです。

ちなみに、社内のメールでも感じることがあるので、顧客だけとは限らないと思います。

長文を読み解く時は接続詞に気を付けて読み直しますが、先輩に整理するためにポイントだけを書き出してみたら？と言われたことがあります。

そこで、あえて箇条書きの形を取る方法を試してみました！

するとどうでしょう！

重要なポイントだけにまとまるので、メールもすっきりして伝えたいことが分かりやすくなりました！

長文での説明になりそうな時はあえて箇条書き形式にしてポイントを分かりやすくすると、ミスも減るのではないでしょうか。

あ、ただし、箇条書きのみのポイント記載は主に社内のメールで使っています！顧客へのメールは箇条書きに説明を追加する形で対応しています。

掲題として箇条書きポイントを書いて、その掲題を短く補足説明する、という感じです。

参考にしてみてください！

3　場合分けをする

いくつかの可能性がある内容について確認したいけれど、どのように聞けばいいのか分からない、となることもありますよね！

時々、顧客からのお問い合わせが漠然としすぎていて、私も何を聞きたいのか分からないことがあります。

そんな時は場合分けして道筋を見えやすくするといい、と先輩が言っていました！

私も、勉強とか「何が分からないのか分からない！」となったことがあるので、顧客の気持ちは理解できます。

場合分けをすることによって、顧客は自分がどのケースに当てはまるのか、考えやすくなりますね。

具体例を挙げる、というのもこちらのポイントになるかと思います！

言葉だけではイメージが沸かないものについては特にその傾向がありそうです。

ただ、断定しすぎると顧客は「自分はこれに当てはまる」と認識できないこともあるので、いくつかの具体例を挙げるといいかもしれません！

社風に合わせてカスタマイズを

いかがでしたでしょうか？

私が個人的に気を付けていること、にはなりますが、きっと同じような悩みを持っている人はいる、と信じています！

みなさん、それぞれの会社の社風があると思います。

その中で許されている表現の範囲があるはずなので、そちらを確認して、カスタマイズしてください。

私が実際に工夫していることが少しでも参考になれば嬉しいです！

マリリンでした！