スケジュール管理で差をつけろ！自分の作業時間を知ることから始まるパズルゲーム

「あれ？！これって今日だっけ？」

「今日やるって言ってしまったことがあるけど、夜デートじゃない！どうしよう」

こんな経験、皆さんにありませんか？

私は、あります！というか、つい数日前もこの状態になっていました！

不要な残業をすると怒られるのに…（ホワイトな会社に勤めています！）

1日24時間なのは全員共通。

さらにお仕事で8時間なのも、同じ会社では共通！

人によると思いますが、時間の使い方がうまい人とそうでない人がいると思っています。

そこで、以前先輩から聞いたスケジュール管理のコツについて、思い出しながらまとめてみようと思います！

スケジュール管理をするために必要な下準備

スケジュールを調整することって日常茶飯事ですよね。

特に私は営業なので、お客様との面談や社内調整のための会議など、人と共に使う時間も多くあります。

同時に、メールの質問に回答したり、お見積りを計算する時間など、黙々と作業する時間もあります。

時間の管理がとてもうまくて自分の夜にある予定や用事のためにすぱっと仕事を切り上げることができる先輩に、スケジュール管理のコツを聞いたことがあります。

その時にまず聞かれたのは「一つの作業にどれぐらい時間かかっているか把握してる？」でした！

スケジュール組む前に、例えば面談があるお客様向けの資料を準備する時間はどれぐらいかかるのか、面談するお客様との報告をまとめる所要時間はどれぐらい必要なのか、それを把握すること。話はそこからだ、ということです。

もちろん、スキルアップによって時間が短くなることもあると思います。

逆に想定以上に時間を使うこともあるでしょう。

それでも、「おおよそこの作業をするのにこれぐらいの時間が必要」とい情報が下準備になります！

時間を書き出してみる

例えば、ある1日のやることに以下のように時間が必要である、と仮定してこの先書いていきます。

やること	所用時間（時間）
お客様との面談	1
資料作成	1
面談報告	1
お見積り作成	2
アポ取り	3

これで8時間ですね！

ん？8時間…？あれ、メールチェックとか途中でお電話がかかってくるとかそういう時間は…？

そうなんです、この「メールや突発の時間」に対応する時間を確保することが大事だ、と聞きました！

ある程度想定されるイレギュラーに対応できる時間を準備しているか、ということのようです。かかってくる電話は仕方ありませんが、こちらからアクションをするメールチェックと返信はある程度対応できそうです。

アポ取りの時間は3時間じゃなくて2時間半でいいかもしれない。

お見積りは似たような事例があるからそこから情報を持ってくれば作成時間短縮できるかもしれない。

そういう工夫で「メールチェックと返信の1時間」を確保できるんですね！

パフォーマンスが上がる時間を使う

お昼ご飯の後の午後の時間はどう頑張っても集中力が切れがちになります。

集中力切らしている場合じゃない！という切羽詰まってることもありますが、それは個人的には限られた日なので、参考にはなりません。

そこで、先輩の言葉その2。「建設的な思考が必要なことは午前中、喋る仕事は午後にやるようにするといい」と言われたことがあります！

喋る仕事、つまり面談や会議ですね。

喋るということはエネルギーを使っているので、手を動かしているだけよりもよほど活動的ですし、お客様が目の前にいるのに眠いなんて顔できないじゃないですか！

先ほどの時間ぐらい本当に必要、と仮定して組み替えてみると、このような形でしょうか。

午前午後	やること	所用時間（時間）
午前中	見積り作成	1.5
午前中	資料作成	1
午前中	メールチェックと返信	0.5
午後	お客様との面談	1
午後	面談報告	1
午後	アポ取り	2.5
午後	メールチェックと返信	0.5

これはもしかして、パズル的な要素を持ち合わせているのではないか！？と感じました！

例えば、今日は半休いただいているからどうするか、と考えたり。

残った時間で何をする？と考えたり！

パズルゲームだと思えば面白いかもしれない、と思いました！

プライベートでも同じように活用できる！

今回の話はお仕事のシーンをベースに考えていますがプライベートでも応用できそうです。

例えば、家事に使う時間は大体これくらいだから…とか。

ご飯の準備にはこの時間を使うから、とか。

今書きながら思いましたが、これ、すでにやってる人も多いのでは？！

洗濯機をまわす時間はこれぐらいで、そのあとに料理するからこれぐらいで…のように。

外出する時も、これぐらいの時間を身支度に使うから、この時間には起きて、といった感じで考えますよね？

そうか、気が付いていなかっただけでやっていたんですね…。

実は、みんなやっていたこと

スケジュールを組み立てるのに必要な所要時間を見積もって効果的な時間を使う、すでにやっていました！

なぜかお仕事で発揮できていなかっただけのようです（苦笑）

何にも難しいことはない、とわかったので、お仕事でも活用していきます！